Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Discord-Bot VelonBot ist:

Marvin Tewes
c/o IP-Management #5264
Ludwig-Erhard-Str. 18
20459 Hamburg
Deutschland
E-Mail: kontakt@velonbot.app

Weitere Angaben findest du im Impressum.

2. Hosting

Diese Anwendung wird auf Servern in Deutschland betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, User-Agent) verarbeitet, um die Seite auszuliefern und den Betrieb zu sichern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb).

3. Anmeldung über Discord (OAuth2)

Für den Zugang zum Dashboard meldest du dich über Discord an. Dabei erhalten wir von Discord deine Discord-User-ID, deinen Benutzernamen bzw. Anzeigenamen, dein Avatar, deine E-Mail-Adresse (sofern bei Discord verifiziert) sowie die Liste deiner Server einschließlich deiner Berechtigungen (Scopes: identify, email, guilds). Diese Daten nutzen wir, um dich zu authentifizieren, dir die von dir verwalteten Server anzuzeigen, das Abrechnungskonto zuzuordnen und dir eine Willkommensmail zu senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Nutzung des Dienstes). Anbieter ist Discord (Discord Netherlands B.V. / Discord Inc.). Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Discord.

4. Cookies / Session

Wir setzen ein technisch notwendiges Session-Cookie (ticketbot.sid), um deinen Anmeldestatus zu speichern. Es enthält keine Werbe- oder Tracking-Funktion. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Ticket- und Konfigurationsdaten

Zur Bereitstellung des Support-Systems verarbeiten wir Inhalte, die Nutzer in Tickets eingeben (Nachrichten, Formularangaben, Anhänge/Nachweise), Metadaten (Ticket-ID, Kategorie, Status, beteiligte Nutzer-IDs, Zeitstempel) sowie serverspezifische Konfigurationen und Wissensdatenbank-Inhalte. Beim Schließen eines Tickets kann ein Transcript (HTML) erstellt und im vom Server-Team festgelegten Kanal archiviert werden. Verantwortlich für die Inhalte innerhalb eines Discord-Servers ist der jeweilige Server-Betreiber; VelonBot handelt insoweit als Auftragsverarbeiter für den Server-Betreiber. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird beim ersten Login im Dashboard bestätigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. KI-gestützte Antworten (OpenAI)

Zur automatischen Beantwortung von Anfragen werden relevante Teile der Ticket-Konversation sowie Inhalte der hinterlegten Wissensdatenbank an OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) übermittelt und dort verarbeitet. Es werden nur die für die Antwort notwendigen Textdaten übertragen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Bitte gib keine sensiblen personenbezogenen Daten in Tickets ein, die nicht zur Bearbeitung erforderlich sind. Die KI-Funktion kann pro Server deaktiviert werden.

7. Zahlung und Rechnungen (Stripe)

Kostenpflichtige Pläne und Token-Pakete werden über Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Limited, Irland; verbundene Unternehmen der Stripe, Inc., USA). Dabei werden Zahlungsdaten, Rechnungsadresse, optional Firmenname und USt-IdNr., E-Mail sowie technische Transaktionsdaten verarbeitet. Stripe handelt teilweise als eigenständiger Verantwortlicher (Zahlungsabwicklung) und teilweise als unser Auftragsverarbeiter (z. B. Rechnungsdokumente). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen). Übermittlungen in die USA können auf Standardvertragsklauseln bzw. das Data Privacy Framework gestützt sein. Hinweise von Stripe: https://stripe.com/privacy. Rechnungen enthalten den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG (keine Umsatzsteuer).

8. E-Mail

E-Mails versenden wir von hello@velonbot.app über den Mailserver von Hetzner Online (mail.your-server.de, Standort Deutschland). Antworten gehen an kontakt@velonbot.app.

Transaktionsmails (Willkommen nach der Registrierung, Zahlungsbestätigung, fehlgeschlagene Abbuchung, Rechnungen) sind für die Nutzung des Dienstes erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Produkt-Updates (Hinweise zu neuen Funktionen oder wichtigen Änderungen am Dienst) können wir an die bei Discord oder im Rechnungsprofil hinterlegte E-Mail senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Information bestehender Nutzer) sowie – soweit einschlägig – § 7 Abs. 3 UWG. Du kannst diese Updates jederzeit über den Link in der Mail oder im Dashboard unter Abrechnung abbestellen. Transaktionsmails sind davon unabhängig.

9. Server-Logs und Nutzungsdaten

Zur Sicherstellung des Betriebs speichern wir technische Protokolle (z. B. Fehler, Zeitpunkt) und aggregierte Nutzungszahlen (z. B. verbrauchte KI-Tokens pro Server) ohne den Inhalt der Nachrichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Tickets, Transcripts und Konfigurationen richten sich nach den Einstellungen des jeweiligen Servers bzw. werden auf Anforderung gelöscht. Bei Entfernung des Bots von einem Server können die zugehörigen Konfigurations- und Nutzungsdaten gelöscht werden. Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir gemäß handels- und steuerrechtlichen Fristen auf (in der Regel 10 Jahre).

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Produkt-Updates per E-Mail. Zur Ausübung deiner Rechte schreibe an kontakt@velonbot.app.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg (datenschutz-hamburg.de), oder die Aufsichtsbehörde deines Wohnsitzes.

12. Auftragsverarbeitung

Für Ticket-, Transcript- und Konfigurationsdaten der Discord-Server schließen wir mit dem jeweiligen Server-Betreiber einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Annahme erfolgt verbindlich beim ersten Login im Dashboard und wird mit Discord-Konto, Zeitpunkt und Versionsnummer gespeichert. Eine neue AVV-Fassung muss erneut bestätigt werden.

Stand: August 2026